–

Culture Unleashed Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Giriş

Avrupa Birliği kriterlerine uyum çerçevesinde uzun yıllar çalışılarak hazırlanmış olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) 07.04.2016 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

KVKK, büyük ölçüde Avrupa Birliği’nin 95/46/EC sayılı direktifi ile aynı yönde düzenlemeler ihtiva etmekte olup, KVKK’nın yürürlüğe girmesi ile bireylerin kişisel verilerinin bütüncül bir düzenleme içerisinde korunması yasal düzenleme altına alınmıştır.

Tüzel kişilerin verileri yürürlükte olan ilgili kanunlar ile hâlihazırda korunmakta olduğundan, KVKK ile Avrupa Birliği düzenlemeleri ile aynı doğrultuda, kişisel veri kavramı yalnızca gerçek kişiler yönünden bir koruma sağlayacak biçimde düzenlenmiştir.

KVKK ile kişinin kişisel verilerinin korunması ve Kanun’un 11. maddesinde belirtilen haklarını da kullanması ile ilgili düzenleme yapılmış olup içerik olarak kişisel verilerin tanımlanması ve sınıflandırılması, kişisel verilerin işlenmesi, aydınlatma yükümlülüğü, açık rıza ve istisnalar, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülüklerinin belirlenmesi, Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun kurulması, şikâyet başvuru usulleri ve yaptırımlar gibi hususları düzenlemektedir.

Amaç ve Kapsam

Bu politika, Culture Unleashed Danışmanlık Hizmetleri Limited Şirketi'nin ("Culture Unleashed") kişisel veri işleme faaliyetlerinde uyacağı temel prensipleri, yükümlülükleri ve prosedürleri tanımlar. Politika, Culture Unleashed çalışanları, iş ortakları, tedarikçiler, üyeleri, üye adayları ve organizasyon katılımcılarını kapsar.

Tanımlar

Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.

Anonim Hâle Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder.

Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları ve hukukî sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yurt dışına aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri ifade eder.

Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi, veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi ifade eder.

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hâle getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı ifade eder.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefî inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri ifade eder.

Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

Veri İşleyen: Veri sorumlusu adına kişisel veri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen Culture Unleashed.

Politikanın Yürütülmesi ve Sorumluluklar

  1. Culture Unleashed, Veri Sorumlusu sıfatı ile işbu politikanın tüm iç işleyişlerinin ve süreçlerinin düzenlenmesi yönünden uygulanmasından sorumludur.
  2. İşbu politika doğrultusunda hazırlanacak yönetmelik, prosedür, kılavuz, standart ve eğitim faaliyetlerinin Culture Unleashed bünyesinde uygulanması için Culture Unleashed tarafından bir yönetişim modeli tesis edilerek hayata geçirilecektir.
  3. Culture Unleashed genelinde üyeler, iş ortakları ve ilgili tüm üçüncü şahıslar politikaya uyum ile ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda doğacak hukukî sorumlulukların, risklerin ve tehlikelerin önlenmesinde Culture Unleashed ile işbirliği yapmakla yükümlüdür.
  4. Culture Unleashed’in tüm personeli ve üyeleri politikaya uygun hareket etmekle ve politikanın hükümlerine uyulmasını sağlamak ile yükümlüdür.
  5. İşbu politika, Culture Unleashed içinde duyurulacak ve ayrıca ortak bilgi işlem sistemlerine de yüklenerek her zaman erişilebilir olacaktır. Ayrıca işbu politika, Culture Unleashed internet sitesinde yayınlanır. Politikada meydana gelecek değişiklikler bilgi işlem sistemine ve internet sitesine güncel olarak eklenecek ve bu sayede veri sahiplerinin politika ile öngörülen esaslara ulaşarak bilgilenmesi sağlanacaktır.
  6. Politika ile yürürlükte olan mevzuat hükümleri arasında çelişki meydana gelmesi hâlinde Culture Unleashed, Veri Sorumlusu sıfatı doğrultusunda mevzuat hükümlerinin uygulanacağını kabul etmektedir.

Temel İlkeler

Culture Unleashed aşağıdaki temel ilkeler ışığında hareket eder:

  1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk
  2. Doğruluk ve güncellik
  3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için veri işleme
  4. Verileri gerektiği kadar ve ölçülü işleme
  5. İlgili mevzuatta öngörülen süreler kadar veri saklama

Kişisel Veri İşleme Amaçları

Kişisel veriler;

  1. Organizasyon planlaması ve katılımcı yönetimi,
  2. Üyelik başvurularının değerlendirilmesi,
  3. Hizmet sözleşmelerinin ifası,
  4. Tanıtım ve bilgilendirme faaliyetleri,
  5. İdari, hukukî ve malî yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenir.

Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

KVKK’nın 5. maddesi kişisel verilerin işlenme şartlarını düzenlemektedir. Culture Unleashed tarafından kişisel verilerin işlenme süreçleri KVKK ile belirtilen aşağıdaki şartlara uygun olarak yürütülmektedir.

İlgili Kişinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenmesinde ana kural, diğer veri işleme şartlarının bulunmaması durumunda ilgili kişinin verilerinin işlenmesi hususunda açık rızasının bulunmasıdır. Culture Unleashed, ilgili kişinin KVKK ile öngörüldüğü biçimde tereddüte mahal bırakmayacak açıklıkta ve işleneceği amaca dair aydınlatılması üzerine vereceği açık rızası doğrultusunda, rızanın kapsadığı işlemler için veri işleme faaliyetlerini yürütecektir.

Kanunî Gereklilikler Nedeniyle Verilerin İşlenmesi

KVKK gereği ilgili kişilerin açık rızası olmasa dahi kişisel verilerin mevzuat hükümleri gereği işlenmesinin zorunlu olduğu durumlarda veri işleme faaliyetleri gerekli diğer kriterlerin sağlanması şartı ile hukuka uygun kabul edilecektir.

Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Rızasını Açıklayamayan veya Rızasına Hukuki Geçerlilik Tanınamayan Kişinin Verilerinin İşlenmesinin Kendisinin veya Başkasının Hayatı veya Beden Bütünlüğünün Korunması İçin İşlenmesinin Zorunlu Olması

KVKK gereği ilgili kişinin fiilî olarak rızasını açıklamasının mümkün bulunmadığı veya rızasına hukuken geçerlilik tanınamayacağı durumlarda ilgili kişinin kendisinin veya başkasının hayatının veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerinin işlenmesinin zorunlu olması hâlinde kişisel verilerin işlenmesi mümkündür. Culture Unleashed, anılan bu düzenleme doğrultusunda öngörülen hâllerde kişisel verileri işleyecektir.

Bir Sözleşmenin Kurulması ve İfası ile Doğrudan İlgili Olmak Kaydı ile Sözleşmenin Taraflarına Ait Kişisel Verilerin İşlenmesinin Zorunlu Olması 

Sözleşmenin kurulması ve ifası ile doğrudan ilgili olmak kaydı ile sözleşmenin taraflarına ait kişisel veriler Culture Unleashed tarafından işlenecektir.

Veri Sorumlusunun Hukukî Yükümlülüğünü Yerine Getirebilmesi İçin Zorunlu Olması

KVKK gereği Veri Sorumlusu sıfatını haiz Culture Unleashed’in mevzuat hükümlerinden doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için, söz konusu yükümlülüğün sınırları ile bağlı olacak şekilde, Culture Unleashed tarafından kişisel veriler işlenecektir.

İlgili Kişi Tarafından Alenileştirilen Kişisel Verilerin İşlenmesi

İlgili kişinin kişisel verilerini alenileştirmesi halinde, Culture Unleashed tarafından söz konusu kişisel veriler, alenileştirilme amaçları ile orantılı olarak işlenecektir.

Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olan Verilerin İşlenmesi

Kişisel veriler, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olduğu ölçüde Culture Unleashed tarafından işlenecektir.

Veri Sorumlusunun Meşru Menfaatleri İçin Kişisel Verilerin İşlenmesi

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile Veri Sorumlusu sıfatını haiz Culture Unleashed’in meşru menfaatleri doğrultusunda kişisel veriler işlenebilecektir. Ancak Culture Unleashed’in meşru menfaatleri ifadesi hiçbir surette KVKK ile belirlenen ilkelere, kişisel verinin işlenme amacına aykırı olamaz ve Anayasa ile güvence altına alınmış olan hakkın özüne müdahale niteliğinde olamaz.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hâle Getirilmesi

Kişisel veriler, KVKK ve diğer mevzuat hükümleri ile işbu politikaya uygun olarak işlenmiş olsa dahi, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması ile veya bizzat ilgili kişinin talebi doğrultusunda Culture Unleashed tarafından silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir. Culture Unleashed, verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hâle getirilmesine ilişkin yürürlükte olan veya yürürlüğe girecek olan tüm mevzuat hükümlerini yerine getirmeye elverişli idari ve teknik yapıyı kuracaktır. Bahse konu imha edilecek kişisel verilerin saklama süreleri, kişisel veri işleme envanterinde ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nda yer almaktadır.

Kişisel Veri Toplama Yöntemleri ve Hukukî Sebepler

Veriler; dijital formlar, e-posta iletişimi, etkinlik kayıt sistemleri ve referans yolu ile toplanır. İşleme faaliyetleri KVKK’nın 5. maddesi kapsamında; açık rıza, sözleşmenin kurulması veya ifası, meşru menfaat ve yasal yükümlülükler gibi hukukî sebeplere dayanır.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Culture Unleashed tarafından toplanan kişisel veriler, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve ilgili kişilere gerekli bilgilendirme yapılmak kaydıyla aşağıdaki kişi ve kuruluşlara aktarılabilir:

  1. Resmî kurumlar ve düzenleyici otoriteler (mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla),
  2. Malî müşavirler ve hukuk danışmanları,
  3. Sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla iş ortakları ve tedarikçiler,
  4. Dolaylı ortaklar ve iştirakler (yalnızca faaliyetlerin sürdürülmesi için gerekli ölçüde).

Bununla birlikte, kişisel verilerin yurt dışında saklanması ve işlenmesi gerekebilecek hâllerde (örneğin Google Workspace gibi bulut tabanlı sistemlerin kullanılması), Culture Unleashed, kişisel verilerin yurt dışına aktarımını KVKK’nın 9. maddesi uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanmış olan Standart Sözleşme Maddeleri (SSM) çerçevesinde ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak gerçekleştirmektedir.

Açık rıza yalnızca istisnai durumlarda, SSM gibi güvence mekanizmalarının uygulanamadığı arızi hâllerde veri aktarımı için kullanılacaktır. Culture Unleashed, veri aktarımı süreçlerinde veri güvenliğine ilişkin teknik ve idari tüm önlemleri almakla yükümlüdür.

Culture Unleashed’in Veri Sorumlusu Sıfatı ile Yükümlülükleri

  1. Aydınlatma yükümlülüğü
  2. Kişisel verilerin güvenliğini sağlama yükümlülüğü
    • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önleme,
    • Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için teknik tedbirleri alma,
    • Kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesi için idari tedbirleri alma,
    • Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önleme,
    • Kişisel verilere hukuka uygun olarak erişilmesi ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak için teknik tedbirleri alma,
    • Kişisel verilere hukuka uygun olarak erişilmesi ve kişisel verilerin muhafazası için idari tedbirleri alma,
    • Kişisel verilerin korunması konusunda alınan tedbirlerin denetimi.

Veri Güvenliği Tedbirleri

Culture Unleashed, kişisel verilerin korunması için;

  1. Erişim yetki matrisi oluşturur,
  2. Veri güvenliği için teknik ve idari tedbirleri alır,
  3. Periyodik olarak denetim yapar,
  4. Veri ihlallerine yönelik müdahale planını uygular.

İlgili Kişi Hakları

Veri sahipleri;

  1. Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. İşlenme amacını ve amaca uygunluğu sorgulama,
  3. Verilerinin düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini isteme,
  4. Verilerin aktarıldığı tarafları öğrenme haklarına sahiptir.

Başvuru ve İletişim

Veri sahipleri haklarını kullanmak için hello@cultureunleashed.io adresine başvurabilirler. Talepler 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Politikanın Yürürlüğü ve Güncellenmesi

Bu politika Culture Unleashed yönetimince onaylanmıştır. Politika düzenli aralıklarla gözden geçirilir ve gerektiğinde güncellenir.

Yürürlük Tarihi: 13.10.2025

Onaylayan: Emre Erbirer and Mustafa Gül